Er is veel onderzoek gedaan naar het functioneren, en het effect, van de open werkplek. Je weet wel, zo’n grote open werkruimte zonder scheidingswanden. Ook wel verraderlijk kantoortuin genoemd. Al langer geven onderzoeksresultaten weer dat mensen lijden in kantoortuinen. Zowel fysiek als mentaal. Met virussen als covid-19 lijkt deze oproep mij een goed moment: weg met de kantoortuin!
Ook zonder de huidige virus uitbraak komen mensen naar het werk met een verkoudheid of hoestje. “Niet zo aanstellen en doorgaan”, denken we dan vaak. Helaas worden zo wel al die bacillen verspreid en maak je je collega’s in de kantoortuin ook ziek. Ook is de één hygiënischer dan de ander. Vooral wanneer er gewerkt wordt met flexwerkplekken en medewerkers geen eigen laptops/pc’s hebben. Het is alom bekend dat een gemiddeld toetsenbord in een kantoor viezer is dan menig toiletbril.
Mijn welgemeende excuses als je nu zit te lunchen bij je computer 😅
Als de fysieke ongenoegen nog niet genoeg zijn om ‘weg met de kantoortuin’ te scanderen, heb ik meer munitie voor mijn betoog. Er spelen namelijk ook mentale aspecten mee. Continu gestoord worden levert door de aard van het beestje (een open ruimte dus) een daling op in productiviteit. Ook kampen medewerkers meer met stress en hoofdpijn. Daarnaast zonderen mensen zich juist af en hebben onderzoeken aangetoond dat de fysieke interactie in kantoortuinen juist daalt met 70%. De virtuele interactie daarentegen stijgt in het werken in de kantoortuin. Conclusie: het leidt dus juist tot het tegenovergestelde van wat zo’n kantoortuin zou moeten bereiken.
Ook zie je veel dat niet het hele bedrijf in een kantoortuin werkzaam is. De directie is bijvoorbeeld veelal uitgezonderd. Ook andere afdelingen die niet mee doen aan deze kantoorbeleving kunnen hierdoor scheve gezichten toegeworpen krijgen. Dit alles zorgt voor een daling in tevredenheid bij medewerkers. In een Amerikaans onderzoek uit 2018 wordt zelfs gesteld dat 1 op de 8 medewerkers hierdoor overweegt het bedrijf te verlaten.
In beginsel was het idee dat de kantoortuin kostenverlaging en productiviteitsverhoging mee zich mee zou brengen.
Dat klopt dus niet.
Wat is dan wel de oplossing?
Mijns inziens is dat onderhevig aan het soort bedrijf en de branche. In de basis kun je als werkgever flexibeler omgaan met hoe jouw medewerkers hun werk indelen. Laat ze vanuit huis werken bijvoorbeeld. In veel beroepen waar men bureau-werk moet doen is dit heel goed mogelijk. Remote werken is goedkoper en motiverend voor de medewerkers. Zij kunnen dan op hun eigen voorwaarden en voorkeuren hun werk uitvoeren. Daarbij zul je dan, zoals wij, weinig negatief effect beleven op je dagelijkse manier van werken in tijden van een pandemie.
Indien het echt niet mogelijk is zul je ervoor moeten zorgen dat het gebouw zo wordt ingericht dat er zowel open als gesloten werkplekken zijn. Laat teams op basis van hun wensen en eisen kiezen hoe en waar ze binnen het bedrijf werken. Faciliteer stilteruimtes waar mensen deep work kunnen doen. Top down forceren wat de juiste manier is (zoals een kantoortuin) werkt niet. Mensen zijn niet one size fits all.
Elk team en elk soort werk heeft een eigen dynamiek. Geef je mensen de ruimte om dit naar eigen wens in te richten.
Faciliteer ze hierin. Zo komen ze meer tot hun recht en zullen ze topprestaties leveren.
Dat is waarvoor ze zijn aangenomen, toch?
Dus, wat mij betreft: weg met de kantoortuin!
Geschreven door Dereck Breuning
Dereck geeft IT specialisten vrijheid en systeembeheerders controle. Link hier met hem.